Порядок и сроки получения сотрудниками университета сертификатов квалифицированной электронной подписи в Удостоверяющем центре Федерального казначейства
Использование квалифицированной электронной подписи регламентируется Положением об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи для внутреннего электронного документооборота в информационной системе «1С:Бухгалтерия и финансы 2.0» ФГБОУ ВО «НИУ «МЭИ», утвержденного Приказом от 03.09.2024 № 750.
Получение сертификата квалифицированной электронной подписи (далее – УКЭП) в Удостоверяющем центре Федерального казначейства для подписания документов, участвующих во внутреннем электронном документообороте в информационной системе «1С:Бухгалтерия и финансы 2.0», осуществляется только по персональному уведомлению, рассылаемому на адрес электронной почты ОСЭП1) сотрудника с адреса signsupp@mpei.ru.
Рассылка персональных уведомлений осуществляется только на основании служебной записки2).
Сотрудник, получивший уведомление о необходимости получения сертификата УКЭП, обязан в течение 3-х рабочих дней в ответном письме (на адрес signsupp@mpei.ru) направить следующий комплект документов:
- заполненная анкета на формирование сведений для подачи запроса на сертификат квалифицированной электронной подписи в виде файла в формате docx (бланк направляется во вложении к уведомлению)3);
- полноцветная скан-копия (в формате pdf) выписки из приказа о назначении на должность, заверенная подписью сотрудника УРП и печатью с указанием даты выдачи выписки, или справки с места работы о занимаемой должности 4);
и осуществлять ежедневный просмотр своего почтового ящика.
По результатам формирования черновика запроса на выдачу квалифицированного сертификата на Портале заявителя Информационной системы «Удостоверяющий центр Федерального казначейства» сотруднику с адреса signsupp@mpei.ru направляется форма Заявления на выдачу квалифицированного сертификата в формате pdf, которую необходимо в течение 1 рабочего дня распечатать, собственноручно подписать и выслать полноцветную скан-копию подписанного заявления (в формате pdf) в ответном письме (на адрес signsupp@mpei.ru).
Процесс обработки заявления в информационной системе «Удостоверяющий центр Федерального казначейства» сопровождается уведомлениями по электронной почте, поступающих с адреса uc_fk@roskazna.ru.
При получении уведомления об одобрении сертификата (отправитель uc_fk@roskazna.ru, тема письма содержит текст «Запрос на сертификат одобрен в Удостоверяющем центре») сотрудник строго должен следовать инструкциям, указанным в данном уведомлении, а именно – в течение 5 рабочих дней5) с момента получения данного уведомления предоставить в УФК по г. Москве следующий комплект документов:
- документ, удостоверяющий личность (паспорт);
- оригинал документа, подтверждающего право обращаться за получением сертификата (оригинал выписки из приказа о назначении на должность или справки с места работы, скан-копия которых была направлена для формирования запроса на получение сертификата);
- оригинал заявления на сертификат.
После предоставления выше указанных документов будет начат процесс изготовления сертификата.
При получении уведомления о готовности сертификата (отправитель uc_fk@roskazna.ru, тема письма содержит текст «Сертификат № ….. готов») сотрудник в течение 5 рабочих дней должен повторно лично обратиться в УФК по г. Москве для получения сертификата (подписания необходимых документов). Сам сертификат будет направлен сотруднику по электронной почте (отправитель uc_fk@roskazna.ru, тема письма содержит текст «Сертификат № ….», во вложении архив zip с сертификатом).
После получения письма с сертификатом необходимо в течение 3 рабочих дней переслать полученное письмо (с файлом сертификата) на адрес signsupp@mpei.ru для окончательного формирования ключа УКЭП6). В целях оптимизации использования средств криптографической защиты информации закрытый ключ УКЭП сотрудника размещается на сервере информационной системы «1С:Бухгалтерия и финансы 2.0», в связи с чем в письмо с сертификатом необходимо дополнительно приложить полноцветную скан-копию (в формате pdf) уведомления о размещении конфиденциальной части (закрытого ключа) УКЭП на сервере ИС7).
При желании хранения ключа УКЭП на физическом носителе, сотруднику необходимо сообщить об этом по электронной почте по адресу signsupp@mpei.ru. В ответном письме будет указано место и возможное время копирования ключа УКЭП на физический носитель, предоставляемый сотрудником (рекомендуется сертифицированный носитель Рутокен). Получение копии ключа УКЭП на физическом носителе осуществляется лично по предъявлению документа, удостоверяющего личность.
Сотрудники, отказавшиеся от хранения закрытых ключей на сервере информационной системы, несут личную ответственность за настройку, лицензирование и функционирование средств криптографической защиты, устанавливаемых на их рабочих местах.
Требования к заполнению:
- поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» должны содержать только буквы русского алфавита;
- поля «ИНН», «СНИЛС», «Серия», «Номер», «Код подразделения» должны содержать только цифры без дефисов и пробелов;
- поле «Место рождения» должно быть заполнено в строгом соответствии с данными паспорта;
- поле «Электронная почта» должно содержать адрес активной электронной почты сотрудника в ОСЭП (для сотрудников самостоятельных структурных подразделений возможно использование адресов электронной почты, предоставляемых сторонними российскими сервисами);
- поля «Должность», «Дата приказа» и «Номер приказа» должны быть заполнены в точном соответствии с выпиской из приказа:
- поля «Подразделение 1-го уровня» и «Подразделение 2 го уровня» не заполняются.
